Veďte své podnikání přehledně

Účetnictví, daně… oblast, které velká část lidí, co chtějí začít podnikat, vůbec nerozumí. Možná se řadíte mezi ně. Tak nějak chápete, že byste měli všechny vaše doklady schovávat a jednou za čas je odvézt účetní. Dnes vám chci ukázat, jak mít ve svých papírech přehled. Co vám to přinese. Co je možné z účetnictví zjistit, pokud se vede přehledně a průběžně.

Jsem toho názoru, že mít přehled a pořádek ve vašich papírech = přehled v celém vašem podnikání. Možná jste na začátku a nevíte, jak na to. Sepsala jsem pro vás pár rad, které vám vaše papírování usnadní.

Vystavujte své faktury jako profík

Řada začínajících podnikatelů sáhne po nějakém excelovém formuláři a v něm začne vystavovat faktury. Já však raději doporučuji využít nějaké účetní programy a aplikace, ať už on-line, nebo programy, které si stáhnete do počítače. V těch bude mít vaše faktura vždy ty správné náležitosti a nestane se vám třeba, že na faktuře opravíte jednu položku, ale už si nevšimnete, že Excel není správně nastaven a nesečetl vám správně celkovou částku.

Každá faktura má své číslo

Jaké číslo to má být? Pokud budete používat nějaký účetní program, budou tam většinou nějaké číselné řady nastavené. Např. „2019-xxxx“ nebo třeba VF19/xxxx apod. Když si budete vést své účetnictví sami, tak analogicky např. „PF19/xxxx“ pro přijaté faktury, „PD19/xxxx“ pro pokladní doklady apod.

V číselné řadě by nikdy nemělo žádné číslo chybět. Když doklad stornujete, tak ho třeba přeškrtněte a napište důvod storna, ale nechte si ho v šanonu založený. Pokud vystavujete i zálohové faktury, tak ty mají mít svojí vlastní číselnou řadu (např. VZF19/xxxx).

Jak na přehled a pořádek ve svých papírech?

  • Já mám úplně vespod svého šanonu živnostenský list a další dokumenty týkající se komunikace s OSSZ, zdravotní pojišťovnou nebo finančním úřadem. Většinou to jsou dopisy, kde mi oznamují, že mě evidují a na jaký účet mám hradit platby. Také mám vespod založené dokumenty ke své datové schránce.
  • Dále tam mám veškeré smlouvy s mými klienty.
  • Potom mám oddělený každý rok, kde si zakládám daňové přiznání včetně příloh a přehledů na OSSZ a zdravotní pojišťovnu.
  • Papírové faktury doporučuji v šanonu prostě oddělit každou skupinu zvlášť – přijaté/ vydané faktury, zálohové faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy. Zvlášť vše týkající se třeba majetku, který máte k podnikání, nebo podnikatelských úvěrů apod.
Elektronické doklady

Já si většinu svých dokladů však „zakládám“ elektronicky v PDF. Mám v PC složku na každý rok a v ní složky zvlášť na všechny zmíněné skupiny dokladů. Bankovní výpisy si též stáhnu elektronicky. A na konci roku si k tomu z mého účetního programu vyjedu PDF evidenci faktur, neboli seznam faktur s uvedením data, kdy byly vystaveny a kdy a v jaké částce byly uhrazeny.

Výhodou dokladů v PDF je třeba to, že je můžete přiložit i do Fakturoidu nebo jiného účetního programu a mít tak neustálý přehled, když se potřebujete zpětně na něco podívat. Taky tak můžete velmi snadno předávat doklady své účetní, bez nutnosti vozit jí krabice plné dokladů. Doporučuji však určitě ty elektronické doklady pravidelně zálohovat, třeba na Google Disk.

Co jsou to ty VŠECHNY doklady

Vycházíme z jednoduché poučky, že váš náklad je nákladem a příjem příjmem až v okamžiku, kdy je uhrazen. Proto ke všemu, co bylo placeno bezhotovostně (ať už kartou, nebo převodem), musíte mít i výpis z banky, kde je ta platba uvedena. Teprve výpis z banky prokazuje úhradu.

Bez bankovního výpisu je taková faktura nebo účtenka pouze dokladem, že od vás ty peníze někdo chce, ale neprokazuje, že jste je i uhradili, a tedy že je to náklad vaší firmy. Stejně tak ke všemu, co bylo hrazeno dobírkou, je třeba schovávat i takové ty doklady o úhradě té dobírky přímo od dopravce/ kurýra – ty prokazují, že jste hotovost skutečně uhradili.

Bankovní výpisy podnikatele

Jako OSVČ nemáte povinnost mít podnikatelský účet. Doporučuji však založit si kvůli podnikání bankovní účet přece jen zvlášť (běžný jako pro běžného občana), kam vám budou chodit platby od klientů a budete z něj hradit všechny náklady související s vaším podnikáním.

Bude totiž určitě mnohem pohodlnější, když vaše účetní nebude muset procházet váš 10stránkový výpis s platbami v každém supermarketu a podobně 😊.

Když vám na výpisu „zbydou“ nějaké platby, ze kterých vaše účetní nepozná, za co ty platby byly, měla by se vás vždy ptát, o co jde. Může to být třeba soukromá platba (za něco, co neslouží k podnikání) – třeba jste omylem sáhli po druhé platební kartě. Doporučuji při zadávání platby v internetovém bankovnictví psát vždy i poznámku, oč jde, abyste zpětně netápali.

K čemu je mi účetnictví

Přeji si povzbudit vás k tomu, abyste se toho nebáli a začali se učit, jak pořádek do svého účetnictví zavést. I když máte svou účetní, tak vás každý krůček směrem k porozumění daním a účetnictví posune i v celém vašem podnikání.

Lidé někdy mají pocit, že pořádek v papírech je jedno z pozitiv, které jim účetní přinese. Mám však za to, že to je trochu jinak: účetní ten pořádek potřebuje proto, aby vůbec mohla provádět svou práci – vaše doklady správně zaúčtovat.

Jakmile spolupráce s účetní tedy probíhá hladce, tak účetnictví může být víc než otravná povinnost. Víte, že někdy se mě klienti po skončení roku ptají i třeba na to, jaký byl vůbec jejich zisk? Víte to vy? Nebo se orientujete jen podle částky, kterou máte aktuálně na vašem bankovním účtu? Ale co když vám vaše účetní řekne v březnu, že na daních doplácíte víc, než tam máte?

Co takhle mít průběžný přehled třeba každý měsíc, nebo aspoň každý půlrok nebo čtvrtletí… Víte, jaké máte náklady na 1 ks vašeho výrobku? Nebo na 1 hodinu vaší práce, pokud poskytujete služby? Co takhle mít díky informacím z přehledně a průběžně vedeného účetnictví čísla, jak si vaše podnikání vede?

Účetní služby pro podnikatele

Pokud vás zajímají účetní služby, které poskytuji přímo já, neváhejte se se mnou spojit: ucetnijahodova@gmail.com. Účetnictví lze dnes vést bez problémů odkudkoli, stejně jako poskytnout konzultaci.

Pokud jste drobným podnikatelem, tzn. máte třeba okolo 250 položek za celý rok (počítá se každý „řádek“, tj. nejen přijaté/ vydané faktury, pokladní doklady, ale i řádky bankovního výpisu a řádky nepeněžních operací, např. odpisy) a nejste plátcem DPH, budete účetní potřebovat pravděpodobně jen 1x ročně.

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *